Administrationsassistenz Geschäftsstelle (m/w/d)

Für unseren Kunden aus der Baubranche suchen wir eine Administrationsassistenz (m/w/d), die organisatorische Stärke mit einem ausgeprägten Verständnis für strukturierte Abläufe verbindet. In dieser Rolle stellen Sie durch Ihre präzise Arbeitsweise und Ihre Fähigkeit, Prozesse effizient zu koordinieren, einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher. Sie agieren als verlässliche Schnittstelle innerhalb der Organisation und unterstützen die Geschäftsstellenleitung aktiv bei administrativen und organisatorischen Themen. Die Position wird im Rahmen der Personalvermittlung besetzt und startet in Vollzeit ab Juli 2026.

• Direkte Festanstellung beim Kundenunternehmen mit langfristiger Perspektive
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung
• Angenehme, wertschätzende Teamkultur mit kurzen Abstimmungswegen
• Möglichkeit, eigene Ideen aktiv einzubringen und Prozesse mitzugestalten
• Strukturierte Einarbeitung in Aufgaben und Abläufe
• Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines stabilen Unternehmensumfelds

• Eigenverantwortliche Koordination und Steuerung administrativer Prozesse mit Fokus auf Effizienz und Nachvollziehbarkeit
• Erstellung, Prüfung und strukturierte Ablage von Dokumenten unter Berücksichtigung interner Standards
• Proaktive Unterstützung der Geschäftsstellenleitung im operativen Tagesgeschäft
• Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung von Stammdaten, Listen und Übersichten
• Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen
• Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses zwischen relevanten Schnittstellen
• Identifikation von Optimierungspotenzialen in administrativen Abläufen und Mitwirkung bei deren Umsetzung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im administrativen Umfeld
• Mehrjährige praktische Erfahrung in Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktionen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Kompetenz, mehrere Aufgaben parallel strukturiert zu bearbeiten
• Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software zur Datenpflege und Dokumentation
• Fähigkeit, administrative Prozesse zu strukturieren und kontinuierlich zu verbessern
• Teamfähigkeit kombiniert mit hoher Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Idealerweise erste Erfahrung im Bauwesen oder in einem technisch geprägten Umfeld

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