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Fachspezialist Business Assistent (w/m/d)

Arbeitszeit: Vollzeit
Standort: München

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Ihre Aufgaben

Die Arbeitsaufgabe umfasst Unterstützung von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung, Sekretariats- und Assistenzaufgaben sowie die Kommunikation mit internen und externen Stellen im Rahmen der Aufgabenstellung.

Unterstützung von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung; z.B. durch Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Präsentationen und Diagrammen nach Skizzen, Tabellen und konkreten Vorgaben.

An typischen Arbeitsaufgaben des Sachgebietes administrativ mitwirken*; z.B. durch Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen mit inhaltlichem Bezug zum Sachgebiet (z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops, Events etc.).*Mitwirken beim Betreuen fachspezifischer Themen und Darstellen/Aufbereiten der dazugehörigen Rahmenbedingungen sowie Mitwirken beim Klären von in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen.

Inhaltliche Mitarbeit im Sachgebiet*; z.B. durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Informationen (z.B. andere Abteilungen, Mediendienste, Internetrecherche etc.) einzuholen sind. Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen. *Selbstständiges Betreuen fachspezifischer Themen und Darstellen/Aufbereiten der dazugehörigen Rahmenbedingungen sowie selbsständiges Klären von in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen.

Administrative Abwicklung/ Unterstützung bei Personalzu- und -abgängen (z.B. Beantragung/Löschung IT-Berechtigungen, Antrag/Löschung Telefonfreischaltung etc.)

Erstellen und Verwalten von Bedarfsmeldungen (inkl. Speedbuy etc.)

Leistungsabrechnung: Überprüfung von Rechnungen und Kontierungen

Prüfen von (Fremdleistungs-) Abrechnungen an Hand von (Prüfungs-) Unterlagen/ -vorgaben. Klären auftretender Differenzen mit Fachabteilung/Lieferanten. Geprüfte Abrechnungen zur Zahlung systemseitig freigeben (z.B. Bedarfsmeldungen).

Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team umfasst Schreiben von Protokollen, Berichten, Korrespondenz, tabellarischen Übersichten, Zahlenaufstellungen. Schreiben von Fließtext nach Vorlage ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch) und das Einholen von Unterschriften.

Organisation und Überwachung des Postdurchlaufs inkl. Sichten der Eingangspost und Verteilen nach eindeutig erkennbaren Zuständigkeiten und Prioritäten. Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit. Vereinbaren und Verfolgen von Terminen (Besprechungstermine etc.). Diese Organisation und Überwachung erfolgt nach den organisationseinheitsspezifischen Regeln. Organisation und Überwachung von IT-systembasierten Prozessen und Workflows. Erstellen, Aktualisierungen und Pflege von Auswertungen und Übersichten, Dashboards.

Führen und Organisieren der Büroablage (inkl. Optimierung und ggf. Entwicklung entsprechender Ablagesysteme sowie die Klassifizierung der Dokumente). Dazu gehört das Aktualisieren von Unterlagen, Bestellen und Verwalten von Büromaterial. Betreuen von Besuchern. Führen und Erstellen von Listen und Dateien, Pflege und Prüfung von Daten (z. B. Zeitdatenerfassung, Mitarbeiterkartei etc.).

Buchen von Reisen, Seminaren, Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen, Workshops etc.. Erledigung der Abrechnung nach betrieblichen Richtlinien (Reiserichtlinie etc.).

Erstellen und Pflegen der Hauptabteilungs- und Abteilungs-Homepages

Übernahme von Dienst- und Behördengängen

Arbeitsumfeld

Ebene Abteilungsleitung Real Estate Management Region Europa

Ihr Profil

Fremdsprachenkenntnisse:

Englisch in Wort und Schrift

IT-Systeme und Anwendungen:

MS-Word
MS-Excel
MS-Powerpoint
MS-PowerBI
MS-Teams
SAP
Intranet-Anwendungen

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Unsere Personalexperten kommen in der Regel selbst aus der Branche und kennen die speziellen Anforderungen der verschiedenen Bereiche und Einsatzgebiete genau. Mit unserer Innovationskraft und unserem Netzwerk vermitteln wir nicht nur erfolgreich Fachkräfte, Quereinsteiger:innen und Absolvent:innen, sondern setzen immer wieder Maßstäbe in der Personaldienstleistung.
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